就職活動において、たくさん書類と向き合うことになります。おそらく1つの企業受けるだけでもその書類はとても多いかと思います。しかし、これもまた就職活動の運命でありしっかりと向き合わなければいけません。

書類管理が苦手な人もここでしっかり克服するようにしましょう。さらにその書類を授業等に提出する際は郵送しなければいけません。この書類を郵送する際にもいくつかマナーがあります。そこで今回は書類を郵送する際に気をつけたいポイントをいくつか紹介しようと思います。





就活で使う封筒の選び方

まず就活で使う封筒は普通の封筒ではいけません。それぞれサイズ等に合った封筒でなくてはいけません。基本的にA4サイズの封筒を持っていれば良いかと思います。基本的に書類は折って送るのはNGです。

そのため大きめの封筒を持っておく必要があるかと思います。また正式な封筒が必要なためいつも使っているような茶封筒ではいけません。エントリーシートや応募書類等を送る際には白い封筒を使うようにしましょう。これは就職活動が始まる前にまとめて買っておくと便利です。もし、足りなくなった場合は就活の帰りにでもいいので買い足すようにしましょう。基本的に家には常にあるようにしておくと便利です。

また、封筒とともに必要になってくるものがいくつかありますまずは封筒を送る際には切手が必要になります。こういったサイズの封筒は定形外郵便となるため120円切手が必要です。郵送する内容が多い場合は郵便局で測ってもらうことが無難ですが、もしそんな時間がないと言う場合はコンビニエンスストアでも販売している店舗があるため、そこで買うと良いでしょう。さらにスティックのりなどこまめに使うものもここで補充しておくと良いかと思います。

封筒には何を書けばいいの？

続いて、封筒にも様々なことを書かなければいけません。封筒に書くべきことをいくつかまとめて書いていこうと思います。


・郵便番号

郵便番号は枠なども何もないときは右上のほうにかけましょう。それだけで十分です。正気をつけなければいけないのは文字の大きさです。あまり大きく書きすぎてしまうとバランスが取れなくなってしまうため、そこまで大きく書かなくて良いかと思います。

・住所

住所については封筒の右側に描きます。住所を書くときの注意点としては企業の名前が少しでも省略されていると失礼になってしまうので、何も省略せずに書きましょう。その場合、名前が長くなってしまう可能性があります。その時は2行に分けて書くようにしましょう。縦に長く書くことできれいに整えれるかと思います。

・宛名

続いて宛名ですが、株式会社〇〇と書き、宛名先の人の部署などもかくようにしましょう。

あくまで名前などはしっかり把握しておくようにし、名前の間違いなどは絶対にないようにしましょう。これは大変失礼な行為に当たります。次に宛名先の名前を書きましょう。この名前が文字の大きさ的に言えば1番大きいように書くようにしましょう。苗字と名前の間に少し空白を入れて名前の後には様をつけるようにしましょう。

最後に左下に履歴書在中等書き、四角でくくりましょう。ここの文字の部分だけは赤ボールペンで書くようにしましょうこれがいわばルールかと思います。

これで書類を入れる封筒は完成ですが、今一度しっかり文字を見直すようにしましょう。ここで誤字等があってしまうとかなり失礼になってしまいます。また、こういった正式な手続き等ができないと判断されてしまい評価は著しく下がってしまうでしょう。こういったところから就活が始まっていると言う意識で書類等にも集中して書くようにしましょう。

書類について気をつけたいマナー

書類について気をつけたいマナーはまだあります。書類などを送る際に様々な工夫が必要です。

まずはこういった書類は濡れないようにクリアファイルに入れて郵送する必要があります。A4サイズのクリアファイルを大量に持っておくと便利かと思います。100円ショップなどにも売っているため簡単に家には入ります。クリアファイル流に入れておくことで上がしおれたりおり曲がったりすることも防げるでしょう。
また、こういった書類を送る際には送付状というものが必要になります。履歴書やエントリーシートを送る際にも必要かと思います。送付状はこの書類にはどのようなものが入っているか、また簡単な挨拶を書いた書類です。これがないと失礼に当たってしまうためしっかり書くようにしましょう。

送付状と書類そしてクリアファイルを用意できたら、封筒に入れるものは全て揃いました。クリアファイルに書類等を入れるのも順番があります。まずはクリアファイルから見えるように送付状、書類、の順番で入れていきます。もちろんシワなどはつかないようにしましょう。こうすることで封筒の中に入れるものは全て整いました。

後は封筒の正面に書類の承認が来るように入れれば大丈夫です。全て入れ終わったらスティックのりを使ってしっかり封をして、封の境目に〆マークをつけて持っていきましょう。

こういった事はビジネスマナーの1つです。あなたにとってはやり慣れないことでも、企業の人からすれば常識でありできないことがむしろ不自然と思われても仕方がありません。届いていれば大丈夫という気持ちで送ってしまうのは相手の気持ちを不快にさせてしまうことでしょう。
ここは企業側の人に合わせて自分もしっかりとしたマナーで対応するようにしましょう。どれだけ面接がなくてもマナーを知らない人は落とされてしまう可能性があるので、ここからすでに就職活動の戦場は始まってると思ってください。


郵送の期限に注意しよう！



就職活動中はとても忙しいです。この忙しさに目がくらんでしまい、郵送の期限をないがしろにする就活生もいます。しかしこういった納期等をないがしろにしてしまう人は社会人としてはだめな人です。企業もおそらく評価をあまりしてくれないでしょう。そのため事前に余裕を持って送ることをお勧めします。郵送するとおそらくですが2 3日で届くとされています。

まずは余裕を持って全て書き終えるようにしましょう。また、郵送する際ですが不備なく届くように窓口で行うのが確実かと思います。配達証明で送ることもできるので、確実に送ったと言う証拠手元に残しておくと安心かもしれません。

まとめ

今回は就職活動でよく使う書類の郵送について紹介しましたが、普段からこういったことに慣れていると余裕を持っていけるかと思います。
また、近年では書類もインターネットで管理するような時代になってきており、あまり郵送しないと言う人も増えてきているかと思いますが、こういった常識はあくまで押さえておいた方が良いです。社会人になった際に活用するタイミングはたくさん出てくるかと思います。
これから先の社会人のあなたに顔向けできるようにしっかり覚えておきましょう