就職活動を実施していく際に、当初に行うべきことといえば、エントリーシートの郵送が該当しますよね。大抵の企業に求職する上では、履歴書のみならず、エントリーシートを用いた書類選考が行われることとなり、これを経た後で面接を受けるという流れになります。そのため、エントリーシートの作成が選考当初の課題といえるわけなのです。
ただ、エントリーシート自体は完成させたものの、送付する段階でどのようにすればいいのか分からないことってありませんか？企業に届きさえすればいいものと考えることはやめておきましょう。それというのも、エントリーシートを入れる封筒などの送付の仕方について、マナーに精通しているか否かを企業が判断している可能性もあり得るからなのです。もし、送付の仕方がまずければ、担当者からマイナスイメージを持たれてしまいかねないですよ。
企業においては、文章作成やメールなどのやり取りのみならず、書類化したものを回覧していきますから、それらの手順について教えてくれるでしょうが、就業する前から基本的な常識を兼ね備えているか否かによって次第に大差を生じさせていきます。これを踏まえれば、企業としても、なるべく当初から常識を有した就活生を採用したいと考えるのが常といえるでしょう。
そのため、煩わしいと感じたにしても、ごく基本的な常識として捉えておくことが重要なのです。
エントリーシート・履歴書の郵送時に、準備するものは？
エントリーシート・履歴書の郵送時に、準備するものをご紹介していきます。
・送付状
単にエントリーシートのみを送付してしまえば礼儀を欠くことになりますから基本的には必要となります。ただ、不要である旨を指定しているケースもあるためにこの限りではありません。
詳細な設定が可能なワードなどを用いて印刷しておくことがベターですね。もしパソコンがないなどワードを扱えない場合には、便箋に直接書くようにしましょう。
・クリアファイル
封筒の内部書類が裸であれば、雨に濡れた際に滲んでしまいます。そのような場合に備えて、エントリーシートと同様の大きさであるA4サイズのクリアファイルを用意しておきましょう。ただ、業務簡略のためにクリアファイル不要の旨を指定していることもあるようですから、要項をよく確認しておく必要性があります。原則としては、クリアファイルに入れるようにしましょう。
・ボールペン、あるいは万年筆
雨天時に滲まないものを用いるようにします。消せるボールペンもあるのですが、これはエントリーシートを改ざんできる余地が生じるために使用してはいけません。
・切手
A4サイズの封筒であれば、定形外郵便として扱われることから、５０グラム以下であれば１２０円となっています。もしエントリーシートの枚数が多いようであれば、重量を計測しておくと良いでしょう。切手であれば、コンビニでも扱っています。
・角２サイズ（角形２号）の封筒
封筒については次項で解説していきます。
封筒の選び方と、書き方とは！
エントリーシートを送付するに際して準備すべきものとしては、エントリーシートがA4で作成されることが一般的であることから、なるべく折らない方向性でいくためにA4用紙を折らずに済む封筒が望ましく、角２サイズ（角形２号）のものがよいでしょう。
色については白色かつ個人情報保護の観点から透けることがないものが適しています。この点、茶封筒でも良いのではないかと思われるでしょうが、いくら企業が業務に用いる傾向が強いとはいえ、就活においては白のほうがより適切なのです。封筒については、前もって用意しておくほうが後でバタバタせずに済む傾向があります。
次に記載方法について解説していきます。
ペンは滲みにくいものを用いるようにしましょう。
封筒については、原則縦書きとなっています。この際に気を付けておくべきポイントとしては、必ず企業名を略称にしないことです。企業名の前後いずれかに「株式会社」と記載する必要があります。
担当部署へ送付するに際しては「御中」とし、採用担当者が判明している際には「様」を用います。事前に封筒が用意されている場合もあるかと思われます。この際に「行」と記載されていれば、これを二重線で抹消した上で「御中」もしくは「様」と改めます。
そして、エントリーシートを送付していることを示すために、赤字で「エントリーシート在中」としたためておきます。赤枠で囲んでおいても良いでしょうね。赤枠については、定規などを用いたほうがキレイに仕上がります。
以上が表面でしたが、次は裏面についての記載方法です。差出人についての郵便番号及び住所、所属している大学や学部、学科などの名称、それから氏名を記載します。企業の住所についても同様なのですが、丁目や番地についても略すことのないようにしましょう。
郵送日付については左上に記載しましょう。全体的に左右のいずれかにより過ぎていないか、均衡が取れているかを考慮しておいて下さい。企業名を最も大きく記載すると見栄えが良いですね。
位置については、中央部分が適しているとされているものの、もし全部を記載することが不可能であれば、封筒の継ぎ目を堺にして部署名と名前を左右に分けて記載しましょう。宛先よりも差出人のほうが、文字を小さくしておくのが常識です。
送付状の正しい書き方と例文
日付についても記載するのですが、この際には一番右端に揃えておきましょう。もし持参により提出する際には、その当日のものを記載するようにします。
タイトルの記載については中央にします。
企業の名称については、株式会社については略称しないように、また前後についても留意しましょう。担当者名については、名字と名前の間に空白をいれます。「●● ●●様」、といった感じです。万一担当者の氏名が不明であれば、採用担当者様と記載しておきます。
さらに、自分自身については、住所氏名、名前、電話番号やメールアドレスについても記載しておきます。この際に電話番号とメールアドレスについて、誤記しないように留意しましょう。
メールアドレスのアカウント名につき、就活に際して不適切な文言が記載されていれば、まずいですね。グロテスクなものや卑猥なもの、幼稚くさいものなどは避けておくべきです。
本文については、まず拝啓と記載していきます。もし時候の挨拶を記載する際に不明な場合であれば、「時下」としておくのが無難です。企業説明会において、興味深いものがあったのであれば、その旨を記載しておくことも良いでしょうね。また、御礼の気持ちについても忘れずに記載しておき、全体的に簡潔に記載することに留意しましょう。最後は、右揃えで敬具を用いましょう。
そして、同封物についての記載ですが、「記」を真ん中にしておき、送付状の最後に「以上」を右揃えで記載します。
以下は、例文です。
２０１８年○月○日
○○株式会社
人事部採用担当
○○ ○○様
〒０００－００００
エントリー大学シート学部封筒学科
●● ●●
携帯電話：０００－００００－００００
e-mail:xxxxx@xxx.xxx応募書類送付のお知らせ
拝啓、時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
先般は御社の企業説明会に参加させて頂きまして、誠にありがとうございました。
御社の新卒採用に応募させて頂きたく、応募書類一式を同封致しました。
ご多用中誠に恐縮でございますが、是非一度ご確認頂いた上で、選考の機会を頂けますと幸いにございます。
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
エントリーシート ○枚
以上
送付前に留意すべき事項
送付前に留意すべき事項としては、エントリーシート、送付状本文などに関する誤記の有無などでしょうね。そして、採用担当者名についても誤記がないか入念に確認しておきます。
また、自分自身の氏名を、エントリーシートや送付状、封筒のいずれにも記載したか、必要書類に不備がないか、クリアファイルのなかに送付状、エントリーシートの順序で入れたこと、これらについて最終確認をしておきます。
最終確認して何ら問題がないようでしたら、封筒をのりづけし、最後に「〆」と記載します。この点、「〆」でも悪くはないのですが、より改まった心象を得るためには、「緘」あるいは「封」のほうが望ましいといえますね。
提出日に係る期限までに郵送する必要性がありますから、この点に注意しましょう。そして、切手ですが、なるべく１枚に収めておくとともに、華美なデザインはやめておきましょう。
まとめ
エントリーシートを封筒に封入する際のマナーについて解説してきました。これからの時期は、エントリーシートを送付する機会が多々あることだと考えられますから、当記事を参考にして適切な対処をしていきましょう。
